Toutes les entreprises, quels que soient leur secteur et la nature de leur activité, cherchent, à chaque instant, à gagner en performance. Cette performance qui se retrouve dans les indicateurs tels que le chiffre d’affaires ou le taux de croissance, tient à de nombreux facteurs différents. Ceux-ci ne sont pas, pour la plupart, directement liés à l’activité commerciale, la prospection ou encore la production en tant que telle. Il s’agit surtout d’optimisations et d’automatisations à mettre en œuvre dans différents process de fonctionnement. C’est particulièrement le cas sur certains aspects administratifs ou financiers, comme la comptabilité.
Facturation et encaissement : une clé de voûte de l’efficacité comptable
Parmi les sujets que tout dirigeant devrait chercher à adresser au plus vite afin de gagner en efficacité et donc en productivité, il y a celui de la relation entre facturation client et encaissement. Éléments majeurs du volet financier de l’entreprise, ces aspects sont trop souvent dénigrés, à tort. L’Encaissement de factures client, voilà un point qui devrait toujours être réglé comme du papier à musique et où le doute, la vérification humaine et chronophage devrait être l’exception.
Pour que cela ait lieu, il convient de s’outiller, de s’équiper des solutions qui sont porteuses de valeurs pour le fonctionnement des entreprises. C’est le cas de certaines solutions logicielles qui apportent des réponses concrètes et pragmatiques à plusieurs questions opérationnelles : comment mieux pointer les comptes, rapidement et sans erreurs ? Comment mieux gérer les relances clients et la liaison entre factures émises et encaissement ? Comment centraliser les données au sein d’un outil plus large qui sert l’entreprise et ses collaborateurs au quotidien ?
Les solutions techniques en question, basées sur des langages et des développements sécurisés et pérennes, vont permettre de traiter chaque opération, de manière autonome. Cela va donc réduire radicalement l’intervention humaine et le temps passé nécessaire au traitement de ces tâches.
Prenons l’exemple d’entreprises rencontrant des délais de paiements importants suite à la réalisation d’une prestation et à l’émission d’une facture. Dans ce cas précis, la difficulté réside dans le rapprochement de la pièce comptable, la facture, et l’encaissement enregistré plusieurs jours ou parfois plusieurs semaines après. Un outil informatique performant va automatiquement opérer ce rapprochement et ainsi modifier le statut desdites factures concernées par un paiement. Ainsi, en passant d’un état « en attente de paiement » à celui de « payé », cela va permettre d’identifier celles qui impliqueront une relance de paiement aux clients concernés. Cette relance faite automatiquement aura fait l’objet d’une notification préalable aux personnes en charges de ces questions.
La connexion directe et automatique de tels outils avec les plateformes bancaires de l’entreprise de l’ERP permet une mise à jour en continu de l’information comptable d’une part, mais aussi une centralisation des données. Cette dernière facilite, d’autre part, une lecture et une compréhension de l’information essentielle sur le sujet, au travers de tableaux de bord orientés comptabilité et finances. La vision des entrants et de la trésorerie est alors complète et devient un véritable outil d’aide à la décision par les dirigeants.
